为什么我们推荐Tutorbase作为香港语言学校

针对主管、协调员和行政团队的实用回顾（香港法语教师协会）

作者： Yoan Amsellem，香港法语教师协会项目总监

最后更新： 2025年9月3日

快速摘要（先回答问题）

Tutorbase 是什么？

辅导管理平台/语言学校管理软件，将课程安排、班级安排、学生和家长自助服务、账单和发票、导师工资、出勤和报告统一到一个地方。

我们为什么选择它（在使用过 Teachworks 等其他系统之后）：

由于自助服务门户更加清晰，日常工作流程更快，小组安排和教师分配更智能，管理电子邮件更少。

迁移说明：

我们用两天时间从 Teachworks 迁移过来，使用Teachworks API自动导入。第一天导入学生/教师/服务/课程；第二天在 Tutorbase 内部协调课程表和值班表。

谁最受益：

多项目学校在不同地点开展团体+一对一课程（例如DELF/DALF 、儿童、青少年、成人），家长积极参与，并制定明确的政策规则。

警告：

如果成本最小化比工作流程深度更重要，那么非常小的团队或单独的导师可能仍然更喜欢按使用量定价的工具（例如，Teachworks）。

本页回答：

• 我们如何快速将学生安排到合适的班级（年龄、水平、时间、地点）？

• 家长和成人学习者如何在不给我们发送电子邮件的情况下预订/重新安排并查看发票？

• 我们如何在两天内从 Teachworks 迁移（API 导入）？

• Teachworks 仍然适合什么环境？ Tutorbase在香港的多课程学校中又发挥了什么作用？

一句话概括

对于需要平衡复杂时间表和家庭高期望的香港语言学校来说， Tutorbase是我们使用过的最完整的解决方案：智能安置、简洁的自助服务以及无需电子表格即可扩展的管理工作流程。

Tutorbase 如何改变我们的日常生活

1）“有效”的展示位置

在招生过程中，我们会记录学员的级别、年龄、地点/科系、空闲时间和目标（例如， DELF B2和会话）。然后，管理员会快速且一致地为每位学员匹配合适的教师和最合适的小组。

2）自助服务，降低票量

家长和成人学员可在线预订、重新安排和取消课程；他们可以在一处查看即将开课的课程、课程详情和发票。自动提醒功能可减少缺课和忘记付款的情况。

3）根据实际情况进行调度

一个日历，适用于团体和一对一课程，跨房间和地点。补课和费用自动遵循我们的政策，因此例外情况不会引发争议。

4）几分钟内即可完成账单和工资单

通过出勤/排班记录批量开具发票和导师工资单，确保月末薪资可预测。主任获得可靠的数据；教师获得稳定、及时的工资。

5）跨项目报告

出勤趋势、按计划/时期划分的收入以及快速导出支持规划和董事会更新。

早期结果（8周，内部指标）

• 管理员电子邮件： -22%（“我的课什么时候上？”/“我可以重新安排吗？”）

• 工资单准备时间：从每个周期约 3 小时缩短至约 1 小时

• 按时付款：门户网站推出后 +9%

（我们将每季度更新这些数据。）

入职和迁移：实际发生了什么

• 通过 Teachworks API 自动导入。我们连接到 Teachworks，提取学生、教师、服务、课程和相关记录。

• 时间线： 2 天。第 1 天导入数据；第 2 天在 Tutorbase 内部核对时间表、小组名册和教师作业。

• 结果：没有中断——家庭只需登录新的学生/家长门户并继续照常进行。

提示：准备好您的政策规则（取消、补课、费用）并确保级别/年龄/位置标签在迁移之前是干净的。

Tutorbase 与 Teachworks（平衡比较）

任务/需求	教学作品	辅导基地	我们的看法
按级别/年龄/时间/地点分组	需要更多手动操作	简化匹配流程，减少反复	优势：Tutorbase
家长/学生自助服务	坚硬的	非常清晰；更少的“帮助”邮件	优势：Tutorbase
批量计费和导师工资单	好的	规模化后感觉速度更快	优势：Tutorbase
定价模型	基础费用 + 每节课费用（对于非常小的操作来说具有成本效益）	基于计划；专为扩展程序/分支而构建	取决于尺寸

要点：如果您是单人运营或规模很小，Teachworks 的定价机制可能很有吸引力。如果您管理多个项目、团队和分支机构，我们发现Tutorbase 的运营效率更高。

学校负责人通常会问我们什么

入职需要多长时间？

通过基于 API 的导入和清晰的数据地图，我们的迁移仅用了2 天时间。您的时间表将反映数据卫生状况和策略复杂性。

老师们会很快接受它吗？

是的。教师主要负责查看课程表和考勤。大多数设置（政策、账单、安排）都在管理员端进行。

它真的能减少管理员电子邮件吗？

确实如此。自助预订和发票可视性解决了最常见的问题。

它能执行我们的取消/补课规则吗？

是的。只需定义一次；系统就会跨组以一对一的方式一致地应用它们。

我们向同行推荐的推广计划

1. 定义政策（取消、补偿、费用、付款条款）。

2. 地图数据（级别、年龄段、位置、服务、教师可用性）。

3. 试行一个项目两周；测量管理电子邮件数量+开具发票的时间。

4. 启用门户并将变更告知家人。

5. 一旦试点结果良好，就扩大到剩余项目。

平衡观点：优点、缺点和最佳选择

我们注意到的优点

• 语言学校的强大定位/匹配（年龄/级别/时间/地点）。

• 清理学生/家长门户→减少票数。

• 更快的账单/工资结算和更清晰的月末。

权衡

• 任何迁移都需要规划和内部沟通。

• 小团队可能仍会选择成本较低、使用价格较低的工具。

最适合

• 多课程学校（DELF/DALF + 会话 + 儿童/青少年/成人）

• 混合团体 +跨房间/地点一对一

• 希望实现政策自动化并减少来回电子邮件的团队

我们的建议（以及您需要的仅有的两个链接）

对于香港的多课程语言学校来说， Tutorbase为我们提供了最顺畅的运营：智能配置、家庭常用的自助服务以及可扩展的管理工作流程。如果您管理多个课程或分支机构，请进行试点并衡量您节省的时间。

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常见问题解答（针对董事和协调员）

Tutorbase 是否支持小组课程和私人课程？

是的——一个日历、一致的政策、共享的报告。

家长可以自己管理预订和发票吗？

是的。该门户支持预订/重新安排、课程详情、提醒和发票查看。

它对安置有何帮助？

管理员根据学生的年龄、水平、空闲时间、地点和教师适合度来安排学生，从而减少中期变化。

Teachworks 在哪些方面仍然有意义？

对于重视低基础价格+每节课费用的小型企业来说，Teachworks 可能比较经济；它还提供自动化和自助服务功能。